Ef þú þarft að hætta við fund er mikilvægt að láta liðsfélagana vita bæði tafarlaust og faglega. Fljótlegasta og skilvirkasta leiðin til að gera liðsfélögum þínum grein fyrir aflýstum fundi er með því að búa til afbókunarpóst á fundi. Í þessari grein munum við fjalla um mikilvægi þess að senda afbókunartölvupóst auk ráðlegginga og bestu starfsvenja til að búa til afbókunartölvupóst fyrir fagmenn.

  • Hvað er tölvupóstur til að hætta við fund?
  • Af hverju er mikilvægt að senda tölvupóst með afbókun fundi?
  • 8 ráð um hvernig á að skrifa afbókunarpóst á fundi
  • Dæmi um afbókun funda í tölvupósti

Hvað er tölvupóstur til að hætta við fund?

Tölvupóstur fyrir afbókun á fundi er athugasemd sem er útbúin í formi tölvupósts til að tilkynna fundarmönnum um að fundi hafi verið aflýst. Venjulega notað í faglegu umhverfi, afbókunartölvupóstur er frábær leið til að hætta við fund á réttan hátt. Að senda út þennan tölvupóst þýðir að allir sem áttu að mæta á fundinn fá tilkynningu tafarlaust um að fundinum hafi verið aflýst.
Hægt er að nota þessa tölvupósta ef þú ert veikur, ert að verða of seinn, lendir í ágreiningi um tímasetningu eða hefur einfaldlega of mikla vinnu til að halda fundinn. Það er mikilvægt að þú sendir þessa tölvupósta með góðum fyrirvara svo allir sem áttu að mæta hafi tíma til að endurvinna tímasetningar sínar og gera grein fyrir þeim tíma öðruvísi.

Ekki láta aflýsta fundi hindra liðið þitt

Prófaðu tól eins og Fellow til að breyta aflýstum fundum í tækifæri fyrir ósamstillt samstarf!

Af hverju er mikilvægt að senda tölvupóst með afbókun fundi?

Ef þú ætlar að hætta við fund er mikilvægt að allir gestir fái tilkynningu um það ASAP. Að hætta við fund án þess að láta gesti vita fyrst er afar virðingarleysi. Það er ekkert verra en að mæta á myndbandsfund og bíða í 10-15 mínútur bara til að komast að því að fundinum hafi verið aflýst, sérstaklega þegar þú gætir verið að eyða tíma þínum skynsamlegri annars staðar.
Til að sýna fundarmönnum virðingu, vertu vingjarnlegur og sýndu virðingu með því að búa til afbókunartölvupóst sem þú getur dreift strax áður en áætlað er að fundurinn eigi sér stað. Það er best að klára tölvupóstinn með því að tjá þakklæti þitt fyrir skilning þátttakenda svo þeir upplifi sig enn metna og metna.

8 ráð um hvernig á að skrifa afbókunarpóst á fundi

  • Láttu skýra efnislínu fylgja með
  • Skrifaðu það sjálfur
  • Sendu það ASAP
  • Gefðu stutta skýringu
  • Leggðu til nýja dagsetningu og tíma
  • Biðst afsökunar
  • Sýndu þakklæti
  • Biddu um samantekt

1Láttu skýra efnislínu fylgja með

Það er ekkert leyndarmál að pósthólf okkar eru oft full af óopnuðum tölvupósti. Að senda afpöntunarpóstinn þinn með skýrri efnislínu er frábær leið til að tryggja að tekið sé eftir því meðal annars tölvupósts. Efnislínan gæti verið eina tækifærið sem þú færð til að koma skilaboðum þínum á framfæri, svo þú ættir að búa hann til vandlega. Gakktu úr skugga um að þú lætur nafn fundarins fylgja með og tilgreinir sérstaklega að honum hafi verið aflýst. Kjósi fólk að smella ekki á tölvupóstinn og lesa þráðinn frekar fær það að minnsta kosti tilkynningu um að fundinum hafi í raun verið aflýst.

2Skrifaðu það sjálfur

Þessir tölvupóstar ættu að vera skýrir, hnitmiðaðir og einlægir og líkurnar á að slá þessar nótur ef þú ert ekki sá sem býr til tölvupóstinn er mjög lítill. Sem gestgjafi eða fundarstjóri ættir þú að vera sá sem sendir út afpöntun fundarins. Ef afbókunin kemur frá öðrum aðilum gætu fundarmenn verið hikandi við að taka hana orðrétt. Ef allir eru ekki á sama máli með afbókunina geta verið misvísandi skilaboð og einhverjir gætu samt mætt á fundinn.

3Sendu það ASAP

Tilgangurinn með afbókunartölvupósti er að láta fundarmenn vita að fundinum hafi verið aflýst, svo það er afar mikilvægt að þú sendir tölvupóstinn út um leið og þú veist af afpöntuninni. Ef fundarmenn þurfa ekki lengur að mæta á fundinn, vilja þeir hafa nægan fyrirvara svo þeir geti haldið áfram og skipulagt tíma sinn í samræmi við það. Þeir gætu nú notað þennan tíma til að skipuleggja annan fund, ljúka verkefni eða einbeita sér að djúpri vinnu. Ef þeim er ekki tilkynnt um afpöntunina ASAP geta þeir ekki hagrætt tíma sínum í samræmi við það.

4 Gefðu stutta skýringu

Þú ættir aldrei að skilja liðsfélaga þína eftir í myrkri, sérstaklega þegar það kemur að fundi sem þú áttir öll að mæta á saman. Til að sýna virðingu þína fyrir tíma liðsfélaga þinna er mikilvægt að þú gefur stutta skýringu á ástæðunni fyrir því að hætta við.

5 Leggðu til nýja dagsetningu og tíma

Það er líklegt að þú þurfir að breyta tímasetningu í stað þess að hætta við það alveg. Með því að leggja til nýja dagsetningu og tíma fyrir fundinn þinn þegar þú sendir afbókunarpóstinn mun tryggja að allir fundarmenn hafi nægan tíma til að fara yfir beiðni þína. Ef það er ágreiningur um tímasetningar geta þátttakendur einfaldlega sent inn annan tíma sem hentar þeim betur þar sem þeir munu hafa nægan tíma til þess.

6Biðjið afsökunar

Þegar þú aflýsir fundi er mikilvægt að vera einlægur. Það getur verið næstum ómögulegt að sýna fram á þá virðingu sem þú berð fyrir liðsfélögum þínum ef þú gefur þér ekki tíma til að biðjast afsökunar á því að hafa aflýst fundinum. Ef fundarmenn hafa samþykkt að hittast hafa þeir tekið sér tíma frá annasamri dagskrá til að forgangsraða fundinum þínum. Af þessum sökum er mikilvægt að gefa sér tíma til að búa til einlæga afsökunarbeiðni sem hægt er að fylgja með í afpöntunarpóstinum þínum.

7Sýndu þakklæti

Svipað og hvernig afsökunarbeiðni er mikilvæg, er einnig mikilvægt að sýna fram á þakklæti þitt. Það getur verið pirrandi eða jafnvel yfirþyrmandi ef einhver hættir við tölvupóst af geðþótta, sérstaklega ef gestgjafinn eða leiðbeinandinn gefur sér ekki tíma til að biðjast einlægrar afsökunar auk þess að tjá þakklæti sitt. Ef liðsfélagar þínir eru tilbúnir til að aflýsa eða breyta fundinum er mikilvægt að þú sýnir þakklæti þitt með því að þakka þeim fyrir að vera sveigjanleg og greiðvikin.

8Biðjið um samantekt

Ef ekki er hægt að endurskipuleggja fundinn og heldur áfram án þín, er mikilvægt að þú biðjir um fundarsamkomulag. Að biðja um samantekt mun tryggja að þú missir ekki af neinum mikilvægum upplýsingum sem ræddar voru í fjarveru þinni. Hægt er að veita samantekt í formi ítarlegra fundargreina, eftirfylgni tölvupósts eða jafnvel fundarupptöku. Ef þú ætlar ekki að mæta er mikilvægt að þú spyrð þá sem ætla að taka fundinn upp. Þannig geturðu skoðað allar upplýsingar eins fljótt og auðið er.

Dæmi um afbókun funda í tölvupósti

  • Ef þér líður illa
  • Ef þú ert með fjölskyldu eða persónulegt neyðartilvik
  • Ef þú átt í ágreiningi um tímasetningu

1Ef þér líður illa:

Efni: Vörumarkaðsfundur felldur niður vegna veikinda
Hæ lið, því miður verð ég að hætta við fundinn í dag sem á að eiga sér stað klukkan 13:00 þar sem mér líður illa. Ég biðst velvirðingar á óþægindunum og myndi gjarnan breyta tímanum við fyrsta hentugleika.
Vinsamlegast ekki hika við að vísa í dagatalið mitt og leggja til dagsetningu og tíma sem hentar þér síðar í vikunni.
Þakka þér fyrir skilninginn,
Sarah Brown
Markaðsstjóri vöru
[netfang og símanúmer]

2Ef þú ert með fjölskyldu eða persónulegt neyðartilvik:

Efni: Vörumarkaðsfundur aflýst vegna neyðartilviks fjölskyldunnar
Halló teymi, mér þykir leitt að tilkynna ykkur að ég verð að hætta við vörumarkaðsfund okkar sem á að fara fram í dag klukkan 15:30. Því miður hefur komið upp neyðarástand í fjölskyldunni sem krefst tafarlausrar athygli minnar og ég verð ekki tiltækur það sem eftir er vikunnar.
Ég hef fest rennibrautarborðið sem ég ætlaði að kynna á fundinum okkar ef þú ákveður að halda áfram í fjarveru minni. Að öðrum kosti getum við komið saman aftur í næstu viku. Ég biðst velvirðingar á óþægindunum og þakka skilning þinn á þessum erfiða tíma.
Þakka þér fyrir,
Sarah Brown
Markaðsstjóri vöru
[netfang og símanúmer]

3Ef þú átt í ágreiningi um tímasetningar:

Efni: Beiðni um endurskipulagningu: Vörumarkaðsfundur
Hæ hæ, því miður á ég í tímasetningarágreiningi síðdegis í dag sem er á sama tíma og fyrirhugaðan vörumarkaðsfund okkar. Ég hef lausan tíma seinna í þessari viku og væri fús til að breyta tímasetningu á þeim tíma sem hentar þér. Ég er með tengil á dagatalið mitt svo þið getið séð hvaða tíma ég hef opið.
Ég biðst afsökunar á breytingunni á síðustu stundu og hlakka til að tengjast aftur í lok vikunnar.
Þakka þér fyrir tillitssemina,
Sarah Brown
Markaðsstjóri vöru
[netfang og símanúmer]

Tjáðu þakklæti þitt og sýndu virðingu fyrir fundarmönnum með því að hætta við næsta fund strax og fagmannlega

Þegar þú býrð til afbókunartölvupóst fyrir fund er mikilvægt að þú gerir það vandlega og af yfirvegun. Þú verður að ganga úr skugga um að þú sért skýr, hnitmiðuð og tilbúin til að biðjast afsökunar á óþægindum. Ef þú tekur þessar ráðleggingar, brellur og bestu starfsvenjur til greina muntu geta sent afbókunarpóst á næsta fundi með trausti.
Að mæta á áætlaða fundi á réttum tíma eru faglegir siðir. Hins vegar getur stundum farið úrskeiðis vegna persónulegs neyðarástands eða vinnuátaka, sem krefst þess að þú hættir við fundinn. Hver sem ástæðan er, að gera þetta án þess að styggja viðskiptavininn þinn getur verið erfiður.
Sem sjálfstætt starfandi þjónustuaðili gæti ýmislegt verið í húfi ef aflýst fundur mislíkar viðskiptavinum þínum. Það gæti:

  • Hugsaðu illa um þig eða fyrirtæki þitt
  • Leiða til misskilnings og átaka við viðskiptavininn
  • Gerðu viðskiptavininn óviðkomandi þegar hann vinnur saman í framtíðinni

Svo næst þegar þú getur ekki fundað er það frábær leið til að vera í góðu sambandi við samstarfsmenn þína, yfirmenn og viðskiptavini að senda fagleg skilaboð. Og ef þú þarft að boða fund er gagnlegt að vita hvernig á að gera það á þann hátt að það komi engum í uppnám.
Í þessari grein munum við ræða:

  • Af hverju afbókun á síðustu stundu er slæm framkvæmd
  • Siðareglur um afbókun funda til að fylgja þegar tilkynnt er um viðskiptavini
  • Ráð til að skrifa afbókunartölvupóst fyrir fundi
  • Hugmyndir um sniðmát fyrir afbókun á fundi
  • Kostir þess að hætta við fund með kurteisi
  • Hvað á að gera ef viðskiptavinurinn móðgast enn

Við vonum að þessi grein fræði þig um bestu starfsvenjur til að hætta við fundi, svo og hvernig á að skrifa tölvupósta um afbókun funda án þess að styggja viðskiptavininn. Við höfum sett inn nokkur tölvupóstsdæmi sem þú getur notað sem viðmið.
Notaðu líka Indy’s Calendar ef þú þarft tól til að skipuleggja (eða endurskipuleggja) fundi. Forritið er ofurskilvirkt, fullt af gagnlegum eiginleikum og ókeypis.

Af hverju er það slæm venja að aflýsa fundi á síðustu stundu?

Við höfum öll verið þarna. Þú ert áætlaður á fundi og eitthvað kemur upp á. Kannski þarftu að vera seint í vinnunni; kannski er barnið þitt veikt; kannski ertu bara ekki að fíla það.
Það er allt í lagi að fresta, en að gera það á síðustu stundu getur haft víðtækar afleiðingar.

Það er virðingarleysi

Þegar þú hættir á síðustu stundu ertu að vanvirða alla sem taka þátt í fundinum. Tíminn er dýrmætur í fagsamfélaginu. Með því að senda skilaboð á síðustu stundu skaparðu þá tilfinningu að þú hafir ekkert tillit til tíma annarra.

Það er tillitslaust

Eins og við sögðum, að hætta við fund eyðir tíma allra sem ætla að mæta. Ef þú hefur ekki góða ástæðu til að hætta við þá er það bara dónaskapur.

Það er ófagmannlegt

Það sendir þau skilaboð að þú sért ekki áreiðanlegur og fólk gæti farið að velta því fyrir sér hvort þú sért staðráðinn í starfi þínu. Þetta getur skaðað orðspor þitt og valdið því að viðskiptavinir óttist að eiga viðskipti við þig í framtíðinni.

Það er óþægilegt

Ef þú hættir við á síðustu stundu getur það truflað og truflað dagskrá annarra. Það er veruleg óþægindi ef allir þurfa að endurskipuleggja stundaskrá sína og finna sér nýjan tíma til að hittast.

Það er glatað tækifæri

Sérhver fundur er tækifæri til að byggja upp sambönd, leysa vandamál og taka framförum. Afpöntun þýðir að þú missir af öllum þessum hlutum.

Siðareglur um afbókun funda til að fylgja þegar tilkynnt er um viðskiptavini

Það gerist hjá okkur bestu. Þú ert með viðskiptamannafund á dagskrá og eitthvað kemur upp sem þú kemst ekki út úr. Hver sem ástæðan er, getur viðskiptavinur ekki tekið afpöntuninni jákvætt.
Hvað er hægt að gera?
Fylgdu þessum einföldu ráðum þegar þú tilkynnir viðskiptavininum til að slétta yfir ástandið eins mikið og mögulegt er.

Gefðu fyrirvara snemma

Um leið og þú veist að það þarf að fresta fundinum skaltu láta viðskiptavininn vita strax. Því fyrr sem þú lætur þá vita, því betra er fyrir þá að gera aðrar ráðstafanir.
Það er kurteisi að senda tölvupóst viku fyrir fund. Ef það er ekki mögulegt skaltu láta vita að minnsta kosti 24 klukkustundum fyrir áætlaðan tíma. Allt minna en það kann að þykja dónalegt og ófagmannlegt.

Útskýrðu ástæðuna

Vertu meðvituð um hvers vegna fundinum er frestað. Viðskiptavinurinn mun vilja vita hvað gerðist og vera heiðarlegur við þá. Það mun hjálpa þeim að skilja aðstæður þínar. Skýring þín ætti líka að vera eins hnitmiðuð og einföld og mögulegt er.

Vertu faglegur

Burtséð frá ástæðunni fyrir afpöntuninni skaltu alltaf halda faglegum tón á meðan þú tilkynnir viðskiptavininum. Það mun hjálpa til við að byggja upp og viðhalda góðu samstarfi við þá.

Biðjast afsökunar

Viðskiptavinur er ávallt beðinn afsökunar á þeim óþægindum sem afpöntunin veldur. Jafnvel þótt það sé ekki þér að kenna, gæti viðskiptavinurinn ekki vitað það og gæti verið reiður eða í uppnámi. Einföld afsökun getur farið langt í að dreifa ástandinu.

Þakka viðskiptavinum fyrir skilninginn

Jafnvel þótt þeir séu óánægðir með ástandið, munu þeir meta fagmennsku þína og skilning. Einfalt „takk“ getur hjálpað til við að viðhalda góðu sambandi við viðskiptavininn.

Vertu heiðarlegur varðandi endurskipulagningu

Vertu heiðarlegur um hvort þú getir breytt fundinum eða ekki – skjólstæðingur þinn ætti að fá jöfn tækifæri til að láta í sér heyra. Ef þú getur ekki breytt tímasetningu skaltu vera meðvitaður um það líka.

Leggðu til aðra dagsetningu ef mögulegt er

Í flestum tilfellum mun viðskiptavinurinn skilja og vera opinn fyrir að endurskipuleggja fundinn. Ef mögulegt er skaltu bjóða upp á nokkrar dagsetningar og tíma sem henta þér.
Vertu sveigjanlegur með dagsetningu og tíma endurtekins fundar. Það sýnir að þú hefur enn áhuga á að hitta viðskiptavininn og tilbúinn að vinna í kringum áætlun þeirra.

Fylgja eftir

Þegar fundinum hefur verið breytt skaltu fylgja viðskiptavininum eftir og staðfesta nýja dagsetningu og tíma. Það kemur í veg fyrir frekari rugling eða óþægindi.
Það er aldrei tilvalið að hætta við fund, en ef þú hagar honum á réttan hátt þarf það ekki að vera hörmung. Að fylgja þessum ráðum getur lágmarkað óþægindin fyrir þig og viðskiptavininn.

Ábendingar um að skrifa afbókunarpóst á fundi

Þegar þú þarft að hætta við fund getur leiðin sem þú gerir það verið jafn mikilvæg og ástæðan fyrir því. Samskipti þín geta gefið tóninn fyrir framtíðarsamband þitt við viðskiptavininn. Svo það er mikilvægt að hafa samskipti skýrt, hnitmiðað og af virðingu.
Hér eru átta ábendingar um hvernig á að skrifa afbókunarpóst á fundi:

Skrifaðu efni tölvupóstsins á skýru máli 

Tölvupósturinn þinn gæti týnst í hafinu af óopnuðum skilaboðum. Að minnast á efnið í efnislínunni mun hjálpa viðtakandanum strax að vita um hvað tölvupósturinn er.
Eitthvað eins og að “hætta við fundi okkar fyrir verkefni X” eða “Breyting á áætlunum fyrir X fundi” er nóg.

 Skrifaðu það sjálfur

Ekki fela einhverjum öðrum það verkefni að boða fund. Þriðji aðili sem hefur ekki hugmynd um ástandið mun líklega bara senda almenn skilaboð.
Gefðu þér tíma til að búa til tölvupóst sem útskýrir ástandið. Það er mikilvægt að hljóma einlægur og það er aðeins hægt þegar þú bætir við persónulegum blæ.

Útskýrðu ástæðuna skýrt

Vertu skýr með ástæðuna fyrir afpöntuninni. Láttu viðskiptavin þinn vita hvað gerðist og hvers vegna það var nauðsynlegt. Þannig mun þeim ekki líða eins og þú sért að yfirgefa þau eða vera erfið.

Notaðu einfalt tungumál

Ekki láta viðskiptavin þinn líða kjánalega eða óupplýst. Komdu einfaldlega með staðreyndir og slepptu því.

Vertu hnitmiðaður

Þegar þú skrifar afbókunarpóst á fundi þarftu ekki að skrifa skáldsögu. Komdu fljótt að efninu og vertu hnitmiðaður í skýringum þínum. Það kemur í veg fyrir misskilning og gerir það auðveldara fyrir viðtakandann að skilja.

Sýndu virðingu þína

Notaðu kurteislegan tón og forðastu neikvætt orðalag. Að gera þetta er líklegt til að viðhalda jákvæðu sambandi við viðskiptavininn.

Sýndu þakklæti

Þakka viðskiptavininum fyrir tíma sinn og skilning. Segðu þeim líka að þú kunnir að meta tíma þeirra og fyrirhöfn við að undirbúa fundinn.

Afskrifaðu af einlægni

Láttu viðskiptavin þinn vita að þú sérð virkilega eftir að hafa þurft að aflýsa fundinum og vona að það stofni ekki vinnusambandi þínu í hættu.

Sendu hugmyndir um sniðmát í tölvupósti til að hætta við fund

Þó að það sé aldrei gaman að takast á við aflýstan fund, þá eru til leiðir til að takast á við ástandið með þokkabót.
Við munum útvega þér nokkur tölvupóstsniðmát fyrir afbókun funda svo þú getir búið til skilaboð sem eru bæði kurteis og fagmannleg.

Sniðmát til að hætta við fund vikum fyrir skiladag

Efni tölvupósts: Aflýsa X fundi á Y dagsetningu
Hæ [Nafn viðskiptavinar]
Ég vona að þér líði vel. Mér þykir leitt að segja að ég þarf að aflýsa fundinum okkar sem átti að vera [dagsetning].
Eitthvað kom upp (útskýrðu ástæðuna) og ég mun ekki ná því. Ég biðst virkilega velvirðingar á óþægindunum. Ég mun gæta þess að fresta fundi eins fljótt og auðið er.
Besta,
[Nafn þitt]

Sniðmát til að hætta við fund sem áætlaður er næsta dag

Efni tölvupósts: X Afpöntun verkefnisfundar — Brýnt
Hæ [nafn viðskiptavinar],
Ég vona að þér líði vel. 
Því miður verð ég að aflýsa fundi okkar á morgun. Ég biðst afsökunar á óþægindunum, en ég mun ekki geta gert það (útskýrðu ástæðu þína).
Vinsamlegast láttu mig vita ef það er eitthvað sem ég get gert til að laga hlutina.
Þakka þér fyrir, 
[Nafn þitt]

Sniðmát til að fresta fundi

Efni tölvupósts: Beiðni um frestun X fundi á [dagsetningu]
Hæ [nafn viðskiptavinar],
Ég vona að þér líði vel.
Mig langaði að spyrja hvort hægt væri að fresta fundi okkar þar til [dagsetning]. Mér skilst að þetta sé kannski ekki hægt, en ég væri þakklát ef við gætum reynt að breyta tímasetningu til síðari tíma. 
Þakka þér fyrir að vera svona skilningsrík.
[Nafn þitt]

Sniðmát fyrir niðurfellingu fundar vegna veikinda

Efni tölvupósts: Aflýsa X fundinum okkar vegna veikinda
Halló [nafn viðskiptavinar],
Ég vona að þessi tölvupóstur finni þig vel. Því miður líður mér illa og þarf að aflýsa fundi okkar. Ég biðst afsökunar á óþægindunum.
Ég mun hafa samband um leið og mér líður betur.
Besta,
[Nafn þitt]

Sniðmát fyrir afpöntun fundi vegna ágreinings um tímasetningar

Efni tölvupósts: Beiðni um að endurskipuleggja X-fundinn
Hæ [nafn viðskiptavinar],
Mér þykir leitt að segja að ég get ekki mætt á fund okkar í dag. Það kom upp tímasetningarárekstur sem ég bjóst ekki við. Ég veit að þetta er á síðustu stundu, en ég vildi láta þig vita eins fljótt og auðið er. 
Ég myndi gjarnan geta breytt tímasetningu í annan tíma. Láttu mig vita ef þú ert laus á einhverjum af þessum dagsetningum: [dagsetning 1], [dagsetning 2] eða [dagsetning 3].
Ef þú ert ekki laus á einhverjum af þessum dagsetningum, láttu mig vita og við reynum að finna annan tíma sem hentar okkur báðum.
Aftur, ég biðst afsökunar á óþægindunum og ég vona að við getum breytt tímasetningu fljótlega.
Með kveðju, 
[Nafn þitt]

Hverjir eru kostir þess að hætta við fund með kurteisi?

Ef þú ert sjálfstætt starfandi þjónustuaðili eru líkurnar á því að þú hafir þurft að hætta við fund eða tvo á ferlinum. Það er aldrei auðvelt, en þú getur uppskera nokkurn ávinning með því að takast á við aðstæðurnar vandlega.
Kostir þess að vera kurteis í samtölum þínum eru sem hér segir:

  • Það sýnir fagmennsku þína. Ef þú getur aflýst fundi án þess að brenna brýr sýnir það að þú getur tekist á við erfiðar aðstæður af æðruleysi og sameiginlega. Það getur aðeins endurspeglað jákvætt á þig og fyrirtæki þitt.
  • Það hjálpar til við að byggja upp viðskiptavild. Að fresta fundi með því að tilkynna viðskiptavinum þínum snemma getur skapað viðskiptavild milli beggja aðila. Þeir munu meta það að þú varst nógu tillitssamur til að hætta við stefnumótið í stað þess að vera bara draugalegt við þá.
  • Það sýnir virðingu þína fyrir tíma annarra. Ef þú getur aflýst fundi án þess að valda óþægindum sýnir það að þú skilur að tími allra er dýrmætur.

Hvað á að gera ef viðskiptavinurinn móðgast enn

Við þekkjum öll þennan eina viðskiptavin sem, sama hvað þú gerir, virðist alltaf vera móðgaður. Þú hefur reynt þitt besta til að vera kurteis og fagmannlegur, en einhvern veginn ná þeir alltaf að móðgast.
Ef þú ert í aðstæðum þar sem viðskiptavinurinn móðgast enn eftir að þú hættir við fund með kurteisi, hér eru nokkur atriði sem þú getur gert:

Reyndu að skilja tilfinningar viðskiptavinarins

Hvað gæti verið að valda þeim að bregðast svona við? Það gæti verið eitthvað persónulegt, eða það gæti verið eitthvað tengt verkefninu. Ef þú getur ekki fundið út úr því skaltu reyna að spyrja þá beint.

Bjóða bætur

Þegar þú skilur sjónarhorn þeirra skaltu finna málamiðlun. Kannski er leið til að endurskipuleggja fundinn án þess að móðga þá. Eða kannski geturðu boðið bætur eins og afslátt af næsta verkefni þínu eða ókeypis sem þeir geta notað.
Vinndu fleiri viðskiptavini með Indy’s Proposals tólinu. Auðvelt í notkun tillögusniðmát hjálpa þér að búa til réttan boð í hvert skipti svo þú breytir viðskiptavinum í viðskiptavini.
 
» contenteditable=»false»>
Viltu vinna fleiri viðskiptavini?
Vinndu fleiri viðskiptavini með Indy’s Proposals tólinu. Auðvelt í notkun tillögusniðmát hjálpa þér að búa til réttan boð í hvert skipti svo þú breytir viðskiptavinum í viðskiptavini.
Prófaðu tillögur Indy

Gefðu viðskiptavininum pláss

Þú gætir þurft að fjarlægja þig frá viðskiptavininum ef allt annað mistekst. Það þýðir ekki að þú þurfir að slíta sambandinu, en þú gætir þurft að taka skref til baka. Segðu þeim að þú sért enn skuldbundinn við verkefnið en þarft að taka pláss.

Endurmetið viðskiptatengsl þín

Ef viðskiptavinurinn heldur áfram að svara ekki ættir þú að endurmeta viðskiptatengsl þín við hann. Þeir passa kannski ekki vel við þig og það er allt í lagi.
Þú þarft ekki að vinna með öllum sem verða á vegi þínum. Einbeittu þér að því að finna viðskiptavini sem passa vel við fyrirtækið þitt.

Ekki ofbjóða

Að hætta við fund þýðir ekki að þú þurfir að leggja þig fram til að breyta tímasetningu eða bæta upp fyrir það á annan hátt. Vertu bara kurteis, láttu vita og haltu áfram.
Vonandi munu þessar ráðleggingar hjálpa þér að takast á við ósamvinnuþýðan viðskiptavin. Mundu að það er mikilvægt að vera rólegur og faglegur, jafnvel þegar þeir eru það ekki.

Lokaorð

Að vera fagmaður snýst ekki bara um ferilskrá þína eða reynslu. Þetta snýst líka um hvernig þú höndlar erfiðar aðstæður og hefur samskipti við viðskiptavininn þinn. Það er aldrei tilvalið að hætta við fund, en stundum er það óhjákvæmilegt. Með því að fylgja ráðum okkar geturðu gert það án þess að styggja viðskiptavininn þinn. Þetta snýst um að viðhalda siðareglum og fínstilla pitches, svo þú missir ekki af neinum viðskiptavinum.